Digitalização de prontuários médicos: saiba quais desafios as empresas ainda precisam vencer
12/09/2019

O prontuário médico é o histórico de saúde do paciente mais importante dentro do hospital, reunindo todas as suas informações, desde a internação até a alta hospitalar. Se muitos desses documentos ainda estão armazenados em papel, a Lei 13.787/2018, que trata da digitalização de prontuários médicos e a utilização de sistemas informatizados para a sua guarda, armazenamento e manuseio, vai transformar totalmente esse cenário.

O volume de papel produzido pelos hospitais é impressionante: dados da ABCIS (Associação Brasileira CIO Saúde) indicam que um hospital geral de 100 leitos gera, em média, 5 mil folhas de prontuário por dia, o que representa cerca de 1.800.000 folhas de papel por ano! E um hospital especializado pode chegar ao dobro disso.

Claro que muitos hospitais já aderiram aos registros médicos eletrônicos (EMRs), mas ainda seguem antigas regras, como a que obrigava a guardar os prontuários em papel por, no mínimo, 20 anos. Com a nova lei de digitalização de prontuários médicos, os documentos originais poderão ser destruídos, após uma comissão atestar a integridade dos documentos digitais.

Quem será responsável pelo processo de digitalização?

Mas será que para o hospital vale a pena investir em pessoal e equipamentos para desenvolver um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) ou seria mais vantajoso buscar parcerias no mercado? Certamente a segunda opção faz mais sentido, já que a gestão documental não é core das instituições de saúde.

Com uma parceria, mesmo sendo uma tarefa que exige um grande esforço inicial, o processo de digitalização dos prontuários médicos pode ser realizado de forma gradual, com o apoio de um sistema de GED desenhado especificamente para atender as necessidades do setor de saúde, atendendo a todos os requisitos determinados pela lei, sem a necessidade de contratar especialistas em desenvolvimento de software.

O mesmo parceiro pode ser o responsável pelo sistema de gestão documental que irá “organizar” todo o acervo, com regras para o armazenamento e indexando as informações de modo a que possam ser acessadas em tempo real.

Com o fim das barreiras técnicas, o desafio está em integrar o novo processo de prontuários na rotina dos profissionais médicos e administrativos, o que pode ser solucionado com programas de treinamento. Um bom sistema de GED é intuitivo, com interface clara e funções específicas para as demandas de cada setor, o que facilita a sua adoção.

Garantindo a segurança das informações médicas

O artigo 4º. da lei de digitalização de prontuários médicos deixa bem claro a preocupação com a segurança digital, detalhando que “os meios de armazenamento de documentos digitais deverão protegê-los do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados”. Vale lembrar que devemos também estar atentos, além do cumprimento da Lei 13.787/2018, às normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entra em vigor em 2020, e regula a coleta, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais.

Todos sabemos que os dados contidos nos prontuários médicos, nas mãos dos hackers, valem ouro, sendo usados para roubo de identidade, para cometer fraudes nas faturas e nas companhias de seguro, e também para a extorsão.

Por isso, é preciso investir em um sistema de digitalização e guarda de documentos que ofereça robustas políticas de segurança, com funções claras de verificação, acesso, permissões e autenticações e, também, sistemas de rastreamento precisos e métodos de recuperação confiáveis, ao mesmo tempo em que entrega as informações de forma ágil.

Vencidos esses desafios, as instituições médicas ganharão a capacidade de tratar os dados dos pacientes de forma adequada, minimizando os riscos de erros, otimizando processos médicos e administrativos, reduzindo custos, e, claro, aumentando a qualidade do atendimento ao paciente, dentro das normas.

Sobre o autor

Carlos Alberto Ferraiuolo, diretor de Tecnologia e Inovação da Access





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